Dokumenti un sagataves ikdienas grāmatvedībai, personāla lietvedībai un saimniecisko darījumu noformēšanai.
Struktūra balstās uz vecā FinServices saitā veidlapu sadaļām. Katrs dokuments pirms publicēšanas publiskajā versijā ir jāpārbauda un, ja vajadzīgs, jāatjauno pēc spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
Veidlapas palīdz sakārtot ikdienas grāmatvedības, personāla un saimniecisko darījumu dokumentu apriti. Pirms publicēšanas publiskajā versijā katrs dokuments vēl jāpārbauda atbilstoši aktuālajai nodokļu, darba tiesību un lietvedības praksei.
Iekšējie uzņēmuma lēmumi un sapulču protokoli.
Sadarbības, darba, nomas, pirkuma un citu darījumu līgumu sagataves.
Akti inventarizācijai, degvielai, transportam, EKA čekiem un savstarpējai salīdzināšanai.
Vadības rīkojumi darba attiecībām, avansiem, kasieriem, pavadzīmēm, degvielai un iekšējai uzskaitei.
Excel un Word sagataves algām, darba laikam, atvaļinājumiem un komandējumiem.
Iesniegumu paraugi darba attiecību sākumam, beigām, atvaļinājumiem un darba samaksai.
Uzskaites žurnāli saimnieciskās darbības un mikrouzņēmumu ieņēmumu/izdevumu kontrolei.
Transporta izmantošanas un ceļa dokumentu sagataves.
Citi dokumenti nodokļu maksātāja reģistrācijai un pilnvarojumu sagatavošanas procesam.
Aktuālie valsts iestāžu dokumenti un e-pakalpojumi, kas bieži vajadzīgi nodokļu, reģistrācijas, darba attiecību un darba aizsardzības jautājumos.
Papildu sagataves grāmatvedības politikas, cenu aptaujas, transporta un personāla dokumentu sagatavošanai.
Dokumenta forma ir tikai sākums. Svarīgi, lai dati, termiņi un noformēšana atbilst konkrētā uzņēmuma situācijai.
Kā droši izvēlēties, aizpildīt un pielāgot dokumentu paraugus uzņēmuma faktiskajai situācijai.
Veidlapa ir sākuma paraugs. Pirms lietošanas jāpārbauda pušu dati, darījuma vai darba attiecību saturs, datumi, pilnvarojumi un uzņēmuma iekšējā kārtība. Neatbilstošas sadaļas nedrīkst atstāt tikai formalitātes dēļ.
Vispirms jānosaka dokumenta mērķis: fiksēt lēmumu, pamatot darījumu, nodot mantu, noformēt darba attiecības vai veikt uzskaiti. Pēc tam jāpārbauda, vai paraugā ir visi konkrētajai situācijai vajadzīgie rekvizīti.
Parakstīšanas prasība ir atkarīga no dokumenta veida, pušu vienošanās un piemērojamā regulējuma. Elektronisks fails pats par sevi ne vienmēr apliecina dokumenta autoru vai apstiprinājumu.
Jāpārbauda datums, numurs, puses, summa un valūta, darījuma apraksts, pamatojums, nepieciešamie paraksti vai apstiprinājumi un saikne ar līgumu, rēķinu vai maksājumu.
Darba versiju var saglabāt rediģējamā formātā, bet apstiprināto dokumentu ieteicams glabāt nemainīgā formātā kopā ar parakstu vai citu apstiprinājuma pierādījumu. Uzņēmuma arhīvā jābūt skaidri atšķiramai galīgajai versijai.
Var izmantot vienotu paraugu, taču katrā dokumentā jānorāda konkrētā darījuma dati un jāpārbauda, vai apstākļi patiešām ir vienādi. Automātiska veca dokumenta kopēšana palielina nepareizu datumu, summu un pušu rekvizītu risku.
Nedrīkst klusi aizstāt jau apstiprinātu dokumentu ar citu versiju. Atkarībā no dokumenta veida sagatavo labojumu, vienošanos, jaunu dokumentu vai anulēšanas pamatojumu, saglabājot saikni ar sākotnējo versiju un izmaiņu izsekojamību.
Glabāšanas termiņš ir atkarīgs no dokumenta veida un piemērojamajām grāmatvedības, nodokļu, darba tiesību vai arhīva prasībām. Uzņēmuma dokumentu glabāšanas kārtībā jānorāda termiņš un atbildīgā persona katrai dokumentu grupai.