Pārbaudiet partneri
Pirms rēķina sagatavošanas jāpārliecinās, vai saņēmējs ir budžeta iestāde un kādu saņemšanas kanālu tas izmanto.
Praktisks ceļvedis uzņēmumiem
E-rēķini Latvijā
Kas ir strukturēts e-rēķins, kam tas jau ir obligāts, kā datus nodot VID un kā sagatavot uzņēmuma procesus pakāpeniskai pārejai.
Kas ir strukturēts e-rēķins
Strukturēts elektroniskais rēķins ir mašīnlasāms dokuments
noteiktā datu struktūrā. Tas ļauj informācijas sistēmai nolasīt
rēķina numuru, datumus, partnerus, preču vai pakalpojumu rindas,
nodokļus un kopsummas bez manuālas pārrakstīšanas.
Svarīga atšķirība
Elektronisks fails ne vienmēr ir e-rēķins.
PDF rēķinu var nosūtīt elektroniski un cilvēks to var izlasīt, taču PDF pats par sevi nav strukturēts e-rēķins. Strukturētā rēķina dati parasti ir XML formātā un atbilst noteiktajai biznesa specifikācijai. Dažās sistēmās lietotājs redz ērtu vizuālu attēlojumu, bet datu apmaiņai tiek izmantota XML datne.
E-rēķini darījumos ar budžeta iestādēm
Uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus Latvijas valsts vai pašvaldību budžeta iestādēm, strukturēti e-rēķini ir jālieto jau pašreizējā režīmā. No 2026. gada e-rēķinu dati šajos B2G, G2B un G2G darījumos ir obligāti nododami VID.
Pārbaudiet līgumu
Līgumā vai pasūtījumā var būt norādīts pasūtījuma numurs, struktūrvienība, līguma atsauce vai cita informācija, bez kuras rēķinu nevar korekti apstrādāt.
Nesūtiet datus divreiz
Jāzina, vai izmantotais kanāls datus VID nodod automātiski. Viena rēķina atkārtota nodošana pa vairākiem kanāliem var radīt dublikātus.
E-rēķinu nosūtīšana VID EDS
VID var saņemt e-rēķinu datus no e-adreses, e-rēķinu operatora vai uzņēmuma grāmatvedības sistēmas, izmantojot API. EDS iespējams augšupielādēt strukturētā rēķina XML datni.
Sagatavojiet XML
Pārliecinieties, ka sistēma eksportē atbilstošu strukturēto rēķinu, nevis tikai PDF vai izklājlapu.
Pārbaudiet datni
Pirms nosūtīšanas pārbaudiet datu struktūru, obligātos laukus, summas, PVN un partneru identifikatorus.
Nododiet pa izvēlēto kanālu
Izmantojiet vienu kontrolētu nosūtīšanas plūsmu un saglabājiet sistēmas atbildi par pieņemšanu vai kļūdu.
Sasaistiet ar uzskaiti
Saglabājiet saikni starp XML, rēķina vizuālo attēlojumu, grāmatojumu, līgumu un apmaksu.
XML e-rēķins un PDF rēķins: atšķirības
XML
Mašīnlasāmi dati
Programma var automātiski nolasīt laukus, pārbaudīt struktūru un izmantot datus turpmākai apstrādei. XML jāatbilst tehniskajām un biznesa prasībām.
PDF
Vizuāls dokuments
PDF ir ērti lasāms cilvēkam, taču tas parasti nesatur standartizētu datu struktūru automātiskai apmaiņai. PDF pievienošana e-pastam nepadara to par strukturētu e-rēķinu.
Kopā
Viens darījums, divi attēlojumi
Uzņēmums var glabāt XML kā strukturēto oriģinālu un vizuālu attēlojumu ērtai pārbaudei, nodrošinot, ka summas un saturs abos sakrīt.
Kā sagatavoties B2B e-rēķiniem
Obligāts strukturētu e-rēķinu režīms Latvijas uzņēmumu savstarpējos B2B darījumos paredzēts no 2028. gada 1. janvāra. Sagatavošanos nevajag atlikt līdz pēdējam brīdim, jo izmaiņas skar ne tikai rēķina failu, bet arī klientu un piegādātāju datus, līgumus, apstiprināšanu un arhīvu.
Izvērtējiet pašreizējo rēķinu plūsmu
Noskaidrojiet, kur rēķini rodas, kas tos apstiprina, kā tie nonāk grāmatvedībā, kā tiek labotas kļūdas un kur glabājas saņemšanas apliecinājumi.
Pārbaudiet programmu
Jautājiet sistēmas uzturētājam par XML eksportu un importu, API, operatoru savienojumiem, validāciju un datu arhivēšanu.
Sakārtojiet partneru datus
Reģistrācijas numuriem, PVN numuriem, adresēm, bankas informācijai un līgumu atsaucēm jābūt precīzām un vienveidīgām.
E-rēķinu kļūdas un pārbaude
Tehniski izveidota XML datne vēl negarantē, ka rēķins ir pareizs. Jāpārbauda gan faila struktūra, gan darījuma saturs.
Struktūras kļūdas
Neatbilstošs formāts, trūkstoši obligātie lauki, nepareizi datu tipi vai specifikācijai neatbilstošas vērtības.
Partnera dati
Nepareizs reģistrācijas vai PVN numurs, adresāts, valsts kods vai elektroniskās piegādes identifikators.
Summas un PVN
Rindu, atlaides, nodokļa bāzes, likmes un kopsummas savstarpēji nesakrīt vai neatbilst darījuma būtībai.
Dublikāti
Viens rēķins nodots atkārtoti vai vienlaikus nosūtīts pa vairākiem kanāliem bez skaidras kontroles.
Trūkstošas atsauces
Nav līguma, pasūtījuma, piegādes vai struktūrvienības atsauces, kuru saņēmējs pieprasa apstrādei.
Noraidījuma apstrāde
Jābūt noteiktam, kurš saņem kļūdas paziņojumu, labo datus, atkārtoti nosūta rēķinu un dokumentē rezultātu.
Praktiskais minimums
Nosakiet vienu atbildīgo par e-rēķinu plūsmu, vienu nosūtīšanas kanālu katram darījumu veidam, regulāru kļūdu pārskatu un dokumentētu kārtību noraidītu rēķinu labošanai.
Oficiālie avoti
Prasības un tehniskie risinājumi var tikt precizēti, tādēļ pirms sistēmas ieviešanas jāpārbauda aktuālā VID informācija.
FAQ
Biežākie jautājumi par e-rēķiniem Latvijā
Konkrētas atbildes par strukturētu XML rēķinu, PDF, EDS un uzņēmuma sagatavošanos elektroniskai datu apmaiņai.
Vai PDF rēķins ir strukturēts e-rēķins?
Nē. PDF ir cilvēkam lasāms dokumenta attēlojums, bet strukturēts e-rēķins satur noteiktā datu formātā sakārtotus laukus, kurus sistēma var automātiski nolasīt un apstrādāt. Vienam darījumam var būt gan XML dati, gan ērts vizuālais attēlojums.
Kā e-rēķina datus var nodot VID?
Atkarībā no uzņēmuma risinājuma datus var iesniegt ar XML datnes augšupielādi EDS, sistēmu integrāciju, e-adresi vai pakalpojuma operatoru. Jāpārbauda ne tikai faila nosūtīšana, bet arī EDS pieņemšanas statuss un kļūdu paziņojumi.
Kas jāpārbauda pirms XML e-rēķina nosūtīšanas?
Jāpārbauda pušu identifikatori, rēķina numurs un datums, valūta, nodokļu kategorijas un likmes, summu matemātika, maksājuma informācija un obligāto lauku atbilstība izmantotajam standartam.
Kā uzņēmumam gatavoties B2B e-rēķinu režīmam?
Jāapzina pašreizējā rēķinu plūsma, jāvienojas ar programmatūras piegādātāju par atbalstīto formātu un kanālu, jāsakārto partneru dati, jānosaka kļūdu apstrādes atbildība un pirms obligātā režīma jāizmēģina pilns nosūtīšanas un saņemšanas cikls.
Kad e-rēķinu dati obligāti jānodod VID darījumos ar budžeta iestādēm?
No 2026. gada strukturētu e-rēķinu dati jānodod VID darījumos starp uzņēmumiem un budžeta iestādēm, kā arī citos B2G, G2B un G2G gadījumos, uz kuriem attiecas prasība. Pirms nosūtīšanas jāpārbauda konkrētā darījuma statuss un aktuālais VID skaidrojums.
Kad Latvijā paredzēts obligāts strukturētu e-rēķinu B2B režīms?
Obligātais režīms iekšzemes darījumiem starp uzņēmumiem paredzēts no 2028. gada. Uzņēmumam nav jāgaida pēdējais brīdis: savlaicīgi jāpārbauda grāmatvedības programmas iespējas, partneru dati un XML apmaiņas process.
Vai XML e-rēķinam drīkst pievienot PDF versiju?
Jā, vizuālu PDF var izmantot ērtai apskatei, ja sistēma un apmaiņas kanāls to atbalsta. Tomēr strukturētā informācija atrodas XML datos, tādēļ PDF pielikums neizlabo kļūdainus vai trūkstošus XML laukus.
Ko darīt, ja EDS noraida e-rēķina XML datni?
Jāizlasa konkrētais kļūdas paziņojums un jāpārbauda datnes struktūra, obligātie lauki, identifikatori, nodokļu kodi un summu sakritība. Pēc labojuma datne jāpārbauda atkārtoti; nevajadzētu mainīt laukus pēc minējuma, neizprotot kļūdas iemeslu.