Kāpēc grāmatiņa ir svarīga
Ja persona strādā vairākās vietās, grāmatiņā norāda darba vietu, kura piemēros mēneša neapliekamo minimumu un reģistrētos atvieglojumus. Darba devējs drīkst izmantot tikai to informāciju, kas viņam pieejama EDS.
Apgādājamie un izmaiņu datums
Atvieglojumu par apgādībā esošu personu piemēro, ja apgādājamais ir norādīts un apstiprināts EDS. Darbiniekam savlaicīgi jāreģistrē izmaiņas, bet darba devējam jāņem vērā EDS norādītais piemērošanas periods.
Piekļuve EDS 2026. gadā
No 2026. gada 1. janvāra EDS piekļuve paredzēta ar drošiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem, piemēram, kvalificētu Smart-ID, eID, eParakstu vai atbalstītu internetbankas autentifikāciju. Uzņēmumam jāpārbauda arī lietotāju tiesības un aizvietošana.
Darba devēja pārbaude
- pirms algas aprēķina ielasīt aktuālos EDS datus;
- nepiemērot atvieglojumu tikai pēc darbinieka mutiska lūguma;
- saglabāt algas aprēķina periodā izmantoto informāciju;
- pensionāru un nestandarta situācijas izvērtēt atsevišķi.
Darbinieka un darba devēja atbildība
Darbinieks atbild par izvēlētās galvenās ienākuma gūšanas vietas un apgādājamo datu aktualizēšanu EDS. Darba devējs savukārt atbild par to, lai algas aprēķinā izmantotu EDS pieejamo informāciju no pareizā datuma. Personāla anketa vai iepriekšējā gada izdruka nevar aizstāt aktuālos EDS datus.
Ja izmaiņa reģistrēta pēc algas aprēķina, uzņēmumam jāpārbauda, no kura perioda tā ir piemērojama un vai nepieciešams pārrēķins. Darbinieku par rezultātu vēlams informēt rakstiski, norādot periodu un aprēķina pamatu.
Iekšējās kontroles minimums
- noteikt, kurš drīkst piekļūt algas nodokļa grāmatiņu datiem;
- pārbaudīt aizvietotāja piekļuvi pirms atvaļinājuma;
- neglabāt EDS izdrukas koplietojamās mapēs bez piekļuves ierobežojuma;
- regulāri pārskatīt bijušo darbinieku un ārpakalpojumu lietotāju tiesības.