Почему книга важна
Если человек работает у нескольких работодателей, в книжке указывается, кто из них вправе применять ежемесячный необлагаемый минимум и зарегистрированные льготы. Работодатель использует только сведения, доступные ему в EDS.
Иждивенцы и дата изменения
Льгота за иждивенца применяется только тогда, когда он зарегистрирован и подтверждён в EDS. Работник должен своевременно вносить изменения, а работодатель — учитывать указанный в системе период применения льготы.
Доступ к EDS в 2026 году
С 1 января 2026 года для входа в EDS используются безопасные средства электронной идентификации: квалифицированный Smart-ID, eID, eParaksts или поддерживаемая аутентификация интернет-банка. Компании также следует проверить права пользователей и порядок замещения сотрудников.
Проверка работодателя
- проверять актуальные данные EDS перед расчётом зарплаты;
- не применять льготы только на основании устной просьбы работника;
- сохранять подтверждение данных, использованных для соответствующего расчётного периода;
- отдельно проверять получателей пенсии и другие нестандартные ситуации.
Ответственность работника и работодателя
Работник отвечает за выбор основного места получения дохода и актуальность сведений об иждивенцах в EDS. Работодатель обязан применять доступные в системе данные с правильной даты. Кадровая анкета или старая распечатка не заменяет актуальные сведения EDS.
Если изменение зарегистрировано после расчёта зарплаты, компания должна определить период его действия и необходимость перерасчёта. Работника желательно письменно уведомить о результате, указав период и основание расчёта.
Минимум внутреннего контроля
- определить, кто имеет доступ к данным налоговых книжек;
- до отпуска ответственного сотрудника проверить доступ замещающего лица;
- не хранить распечатки EDS в общих папках без ограничения доступа;
- регулярно проверять права доступа бывших сотрудников и внешних поставщиков услуг.